Erindisbréf fyrir umhverfisnefnd
Stjórnskipuleg staða
Nefndin heyrir beint undir bæjarstjórn. Tæknifræðingur/ byggingarfulltrúi starfar með nefndinni og ber hann ábyrgð á að samþykktum og ákvörðunum hennar sé hrint í framkvæmd. Hann undirbýr og situr fundi nefndarinnar og hefur þar málfrelsi og tillögurétt.
Nefndin starfar á umhverfissviði, sem er undir stjórn tæknifræðings. Eftirfarandi stofnanir og deildir starfa á verksviði nefndarinnar; embætti byggingarfulltrúa, skipulags- og byggingarmál, brunamál, hreinlætismál, gatnamál, umferðarmál, útivistarsvæði, landbúnaðarmál, fjallskil, áhaldahús, vinnuskóli, vatns- og fráveitur.
Skipan nefndarinnar
Í umhverfisnefnd eiga sæti fimm fulltrúar sem bæjarstjórn kýs til fjögurra ára að afloknum sveitarstjórnarkosningum skv. ákvæðum sveitarstjórnarlaga og samþykktar um stjórn og fundarsköp Grundarfjarðarbæjar. Á sama hátt eru kjörnir fimm fulltrúar til vara. Auk kjörinna fulltrúa bæjarstjórnar eiga bæjarstjóri og tæknifræðingur/byggingarfulltrúi rétt á að sitja fundi nefndarinnar með málfrelsi og tillögurétti. Slökkviliðsstjóri skal sitja fundi nefndarinnar, þegar eftir er leitað.
Nefndin kýs sér formann og varaformann og ritara á fyrsta fundi sínum.
Hlutverk nefndarinnar
Hlutverk nefndarinnar er:
- að vera bæjarstjórn til ráðgjafar í byggingamálum, skipulagsmálum, brunavörnum og brunamálum, umferðarmálum, umhverfismálum og veitumálum;
- að gera tillögur til bæjarstjórnar um markmið í ofangreindum málaflokkum;
- að hafa eftirlit með því að samþykkt markmið bæjarstjórnar í þessum málaflokkum nái fram að ganga;
- að gera tillögur að gjaldskrám fyrir stofnanir og starfsemi sem undir nefndina heyra;
- að starfa með byggingarfulltrúa að málum er undir hann og nefndina heyra.
Umhverfisnefnd hefur umsagnarrétt um tillögur forstöðumanna við fjárhagsáætlunargerð og getur gert sínar tillögur til bæjarráðs.
Meginhlutverk nefndarinnar er stefnumótun en í minna mæli afgreiðsla einstakra mála, að undanskildu hlutverki nefndarinnar sem bygginganefndar. Nefndin setur forstöðumönnum þeirra stofnana sem undir nefndina heyra starfsreglur um afgreiðslur einstakra mála, þannig að hraða megi afgreiðslu, sbr. 44. gr. sveitarstjórnarlaga.
Auk verkefna sem nefndin hefur með höndum skv. lögum og erindisbréfi þessu, getur bæjarstjórn falið henni ýmis mál með erindisbréfum eða samþykktum.
Starfshættir
Um starfshætti nefndarinnar er sérstaklega fjallað í IV. kafla samþykktar um stjórn og fundarsköp Grundarfjarðarbæjar og skal þeim fylgt eftir því sem við á.
Umhverfisnefnd kemur saman fyrir luktum dyrum á fastákveðnum fundartíma að jafnaði einu sinni í mánuði. Skal nefndin gera samþykkt um þennan fundartíma á sínum fyrsta fundi að höfðu samráði við tæknifræðing/byggingafulltrúa.
Nefndin skal halda gerðabók. Ritari færir fundargerð í gerðabókina. Í gerðabók skal skrá hvar og hvenær fundur er haldinn, hverjir sitja hann og hvenær honum lýkur. Nefndin getur ákveðið að fundargerðir verði skráðar í tölvu. Verði það gert skal bóka í gerðabók nefndarinnar númer fundar, hvar og hvenær fundurinn er haldinn og að fundargerð sé færð í tölvu. Þá skal færa í gerðabók fundarslit og greina blaðsíðutal fundargerða. Viðstaddir nefndarmenn skulu rita nöfn sín við slit fundar í gerðabók. Í lok fundarins skal tölvuskráð fundargerð prentuð út og hún undirrituð af fundarmönnum. Einnig skal formaður nefndarinnar og a.m.k. einn fundarmanna setja upphafsstafi sína undir hverja blaðsíðu fundargerða sem blaðsíðusettar skulu í áframhaldandi töluröð. Undirritaðar tölvuskráðar fundargerðir skulu reglulega bundnar inn til varanlegrar varðveislu.
Skrá skal einstök mál, sem tekin eru fyrir á fundinum, hvenær þau komu til, nöfn hlutaðeigandi, meginefni og afgreiðslu nefndarinnar. Fundargerðum kemur tæknifræðingur/byggingarfulltrúi til bæjarstjóra og leggur hana fram með dagskrá næsta bæjarráðs- eða bæjarstjórnarfundar. Fulltrúar nefndarinnar skulu upplýstir um afgreiðslu bæjarstjórnar á einstökum málum á næsta fundi nefndarinnar, eða á annan sannanlegan máta.
Formaður sér um boðun funda í samráði við tæknifræðing/ byggingarfulltrúa. Fundarboðun skal vera skrifleg og tilgreina fundarstað, tíma og dagskrá. Fundarboð skal sent fulltrúum og öðrum sem seturétt hafa á fundum eigi síðar en einum sólarhring fyrir fund.
Formaður stýrir fundum nefndarinnar skv. ákvæðum IV. kafla samþykktar um stjórn og fundarsköp Grundarfjarðarbæjar.
Fundur telst ályktunarhæfur ef meirihluti nefndarinnar er mættur á fundi. Í atkvæðagreiðslu ræður afl atkvæða. Mál telst fallið í atkvæðagreiðslu ef atkvæði falla að jöfnu.
Framkvæmd
Til að fylgja eftir staðfestum samþykktum nefndarinnar skulu formaður og aðrir fulltrúar umhverfisnefndar snúa sér til tæknifræðings/ byggingarfulltrúa.
Réttindi og skyldur
Um réttindi og skyldur fulltrúa í umhverfisnefnd gilda ákvæði sveitarstjórnarlaga og samþykktar um stjórn og fundarsköp Grundarfjarðarbæjar eftir atvikum.
Fulltrúa er skylt að sækja fundi nema lögmæt forföll hamli. Skal hann boða staðgengil sinn og láta formann nefndarinnar vita um forföll með góðum fyrirvara.
Hver fulltrúi á rétt á að koma máli á dagskrá fundar, enda skilar hann efni þess til formanns eða tæknifræðings/byggingarfulltrúa a.m.k. tveimur sólarhringum fyrir fund.
Fulltrúar í umhverfisnefnd skulu hafa hag bæjarfélagsins að leiðarljósi við störf sín í nefndinni, en eru ekki bundnir af öðru en sannfæringu sinni, lögum og samþykktum um stjórn og fundarsköp Grundarfjarðarbæjar í atkvæðagreiðslu um málefni á vegum nefndarinnar.
Fulltrúar eru bundnir þagnarskyldu vegna mála sem þeir fá vitneskju um í starfi sínu fyrir nefndina og ætla má að leynt eigi að fara skv. eðli máls eða lögum, hvort sem þau varða einka- eða almannahagsmuni. Þagnarskylda helst óbreytt þótt menn hætti setu í nefndinni eða láti af störfum á hennar vegum.
Fulltrúi skal víkja af fundi við umræður og afgreiðslu mála sem varða hann sjálfan, skyldmenni hans eða nánustu venslamenn svo sérstaklega að almennt má ætla að viljaafstaða hans mótist að einhverju leyti þar af. Honum er þó heimilt að gera stuttlega grein fyrir afstöðu sinni áður en hann víkur af fundi.
Lög og reglugerðir
Í störfum sínum skal nefndin taka mið af þeim lögum og reglugerðum sem um starfssvið hennar gilda hverju sinni.
Þá skal nefndin fylgja samþykkt um stjórn og fundarsköp Grundarfjarðarbæjar eins og hún er hverju sinni og kynna sér ákvæði sveitarstjórnarlaga.
Gildistaka
Erindisbréf þetta byggist á ákvæðum sveitarstjórnarlaga nr. 45/1998 um verkefni sveitarfélaga og starfsemi nefnda á þeirra vegum og samþykkt um stjórn og fundarsköp Grundarfjarðarbæjar.
Erindisbréf þetta hefur verið samþykkt í bæjarstjórn Grundarfjarðar og tekur gildi 19. september 2002.
Grundarfirði, 19. september 2002
Bæjarstjórinn í Grundarfirði
Björg Ágústsdóttir (sign.)
|
Prenta síðu
